Organisationen
Klärungshilfe: Teamkonflikte virtuell klären? Das geht und lohnt sich.
Auch in Home Office Zeiten gibt es Spannungen zwischen Kolleginnen und Führungskräften. Einige verschärfen sich durch die Situation sogar oder schwelen unter der Oberfläche weiter vor sich hin, bis es irgendwann kracht. Für die Führungskraft sind die Spannungen schwerer zu erkennen und es ist nicht immer einfach für sie, eine Gelegenheit zu finden, diese konkret anzusprechen.
Obwohl virtuelle Formate für viele Teams in den Unternehmen inzwischen selbstverständlich geworden sind, ist eine virtuelle Klärung von Spannungen und Konflikten bisher nicht das Mittel der Wahl: “Das kann ich mir nicht vorstellen. Kann man zu kritischen Themen so überhaupt Kontakt aufbauen? Wie soll ich die Körpersprache der anderen Person wahrnehmen? Wie kann ich die Energie im Raum spüren? Muss man sich dazu nicht direkt in die Augen schauen? Ist das Risiko nicht zu groß, dass das schief geht? Sind wir nicht zu weit weg voneinander?”
Dass diese Bedenken einerseits verständlich, andererseits nicht begründet sind, zeigt sich an folgendem Beispiel:
Die Ausgangssituation
Für ein Team mit neun Personen war ein Vor-Ort-Workshop zur Klärung vorhandener Spannungen fest geplant. Dann kam mit Corona die Home Office Zeit: „Nein, jetzt können wir das doch nicht machen, das geht nicht virtuell.“ Es gehen wieder ein paar Wochen ins Land und die Home Office Zeit wird länger und länger. Schließlich fällt doch die Entscheidung für eine virtuelle Variante des Workshops: „Wir müssen jetzt etwas tun, auch wenn es virtuell ist“. Die Mitarbeiter sind nur teilweise an virtuelles Arbeiten gewöhnt. Tools wie Whiteboards etc. werden bisher nicht genutzt.
Los geht’s
Wie im Präsenzformat treffen wir im Vorgespräch Verabredungen, besonders wichtig:
- Die Führungskraft ist bereit, auch Kritisches zum eigenen Führungshandeln zu hören und auszuhalten.
- Es ist klar, dass am Ende der 1,5 Tage nicht alles „gut sein muss und kann”.
- Ausreichend Pausen sind eingeplant.
- Der technische Aufwand für die Teilnehmerinnen wird so gering und einfach wie möglich gehalten. Das heißt, neben der Videokonferenz keine weiteren Tools.
Auch ein zweiter Workshop von 0,5 Tagen ist bereits angedacht, um Fortschritte und ggfs. weitere Hindernisse zu thematisieren.
Wie ist es gelaufen?
- Die 1,5 Tage wurden von den Teilnehmerinnen gut genutzt.
- Das virtuelle Format war auch für die Ungeübten kein Problem. Die Home Office Situation war schnell vergessen und die Dialoge nahmen einen natürlichen Lauf.
- Einzelarbeit konnte einfach durch „Kamera-aus“ realisiert werden.
- Analoges Arbeiten mit Stiften und Papier war möglich und erwünscht. Ergebnisse wurde später durch die Prozessmoderation mit den Teilnehmerinnen am Bildschirm geteilt.
- Alle waren während der Zeit voll dabei, auch wenn nicht alle von allen Themen gleichermaßen betroffen waren.
- Mittagspausen oder Pausen generell waren klar definierte Rückzugszeiten für die Teilnehmerinnen. Anders als bei Präsenzformaten, wo dies nicht immer ohne weiteres zu gewährleisten ist.
- In den Dialogphasen bin ich in der Rolle der Prozessmoderatorin, wie in den Präsenzformaten auch, gelegentlich in die Rolle der Teilnehmerinnen gewechselt. Auch zur hier genutzen Technik des Doppelns waren die Rückmeldungen positiv.
- Die Tiefe der Dialoge und die damit einhergehenden Emotionen waren vergleichbar mit Präsenzformaten.
Fazit
- Der Zeitbedarf für die Durchführung entspricht dem Präsenz-Format.
- Der Gestaltung des Rahmens durch die Prozessmoderatorin muss noch mehr Aufmerksamkeit geschenkt werden als im Vorort Format. Dies beginnt bereits mit der Einladung durch die Führungskraft ergänzt z.B. um Hilfe/Hinweise zu Technik, Videokonferenz-App, Zugangsdaten, benötigte Materialien.
- Medienbrüche zwischen analog und digital sind je nach Thema oder Vorkentnissen der Teilnehmerinnen sinnvoll.
- Die Sorge der Führungskraft, dass die räumliche Distanz zwischen den Teilnehmerinnen für eine Klärung (zu) groß sei, hat sich als unbegründet herausgestellt.
- Es hat sich für alle Beteiligten gelohnt, die Themen anzusprechen und sich auf das Format einzulassen. Auch wenn die Gespräche inhaltlich und emotional nicht einfach waren, haben sich konkrete Ansatzpunkte für die weitere Zusammenarbeit ergeben.
- Virtuelle Klärungshilfe ist „Safe enough to try“ – bevor eine Situation weiter eskaliert.
Auch der Folgeworkshop fand virtuell statt.
